Skip to main content

103 days to go

Plan your visit to the fair

Fair Preparation. Everything you need to know.

We have compiled the most important information for you so that everything runs smoothly from your planning stage through to the set-up and the days of the Book Fair.

If you are looking for forwarding agents, catering or interpreters, you will find contacts and order forms on our website Service Contractors.

Please check our website Visa if you are an exhibitor from a country requiring a visa. See how we can support you.

Many of your questions about the Frankfurter Buchmesse "Special Edition 2020" are answered in our FAQ 2020.

Stand construction, equipment and design

Custom-built stand: Approval of stand design

Every custom-built stand is subject to approval. Please send us an informal e-mail with your stand construction plans to custombuiltstand@buchmesse.de. Due to the current conditions, you have until 1 September 2020 to do this.

If necessary, a further plan review and acceptance of the built stand by Messe Frankfurt may be required. Any additional costs incurred as a result will be passed on to the exhibitor or his stand constructor.

Technical regulations and COVID-19 exhibitor requirements

Stand heights

The usual construction height is 2.50 m. If you would like to build higher, this is generally subject to approval, and we ask you to apply for this informally in writing. The exhibitor is responsible for the static safety of the stand. Stand constructions of more than 4 m in height are subject to a fee (see: Exhibition Options & Prices 2020). In addition, in such cases, the plans must be checked and the built stand must be approved by Messe Frankfurt's structural engineers.

Any additional costs incurred as a result will be charged to the exhibitor or his stand constructor.

Please note, the maximum stand heights (including floor, platforms, decorative and advertising elements) vary in the halls:

Halls 6.1 and 6.2: max. 3.70 m

Halls 1.1, 4.1 and 4.2: max. 4 m

Halls 1.2, 3.0, 3.1, 4.0 and 6.0: max. 5 m

Ceiling suspensions

Any planned suspension from the ceiling is subject to prior approval. Please submit a request for approval to the organiser together with your stand plans. You must commission ceiling suspension work separately, and all related work must be carried out by the organiser’s contractor.

Contact and order forms can be found on our service contractors page.

A 25% express surcharge will be applied to all orders placed later than 22 calendar days before the fair.

Closed stand walls

In the interest of exhibitors opposite your stand, it is not allowed to build a completely closed-off wall if your stand straddles two aisles and is 4 metres wide or more. At least 50 per cent of a wall that faces a gangway must be kept open.

Technology

A list of service contractors from which you can order computer equipment is available at our service contractors page. For information on internet connections see: Telecommunications. Your order, its execution and payment will be handled by the respective company directly.

Electricity is automatically provided with System stands. You only have to order lighting appliances. If you have ordered one of the “Furniture & Light” packages for your stand, it includes the appropriate number of wide-angle LED spotlights. One 1 kW socket per stand is installed directly at the power rail on the ceiling grid. All other services such as installation or wiring and additional kW must be ordered from the contract electrician (Messe Frankfurt Venue GmbH, Service & Technik) and be paid for separately.

If you have a custom-built stand, please send a plan of your stand to Messe Frankfurt Venue GmbH, Service & Technik, showing the position of your switch box. Any electrical installations not installed by Messe Frankfurt Venue GmbH, Service & Technik, must at least be inspected by Messe Frankfurt Venue GmbH prior to connection to the power grid (see para. 4.3 of the Technical Regulations).

When using low voltage appliances, please ensure compliance with the Technical Regulations as enclosed with the order form for electricity connection and supply.

A 25% express surcharge will be applied to all orders placed later than 22 calendar days before the fair.

Service contractors

Feuerlöscher

Jeder Stand bis 200 qm muss mit mindestens einem Feuerlöscher ausgestattet sein. Je weitere 200 qm ist ein zusätzlicher Feuerlöscher vorzuhalten.

Zu den Dienstleistern

Systemstand: Möbel, Licht, Zusatzausstattung

„Möbel & Licht“ sowie „Ausstattung & Extras“ für Systemstände werden in der Regel bereits mit der Anmeldung des Messestands bestellt. Hier finden Sie die Details & Preise

Sollten Sie noch keine Ausstattung bestellt haben, schicken Sie bitte das Formular S aus dem Anmeldeset (oder Seite 2 und 3 aus dem Anmeldeformular Systemstand) mit der entsprechenden Nachbestellung per E-Mail an den für Sie zuständigen Ansprechpartner bei der Frankfurter Buchmesse.

Bestellung zusätzlicher Ausstattungselemente

Wenn Sie einzelne Möbelstücke zusätzlich bestellen möchten, können Sie dies vor der Messe direkt bei dem zuständigen Dienstleister tun.

Bitte beachten Sie die Änderungen für Ihre Standplanung, die sich 2020 in Folge der Maßnahmen zum Gesundheitsschutz ergeben.

Systemstand: Sitzschränke

Die Systemstände der Frankfurter Buchmesse sind standardmäßig mit einem abschließbaren Sitzschrank pro Meter Rückwand ausgestattet.
Schlösser für Ihre Sitzschränke werden in Halle 4.C, Service-Theke Mietmöbel, für 49 Euro zum Verkauf angeboten. Die Service-Theke ist nur während der letzten Aufbautage (Montag und Dienstag) und am ersten Messetag (Mittwoch) bis 14 Uhr besetzt.
Die Sitzschränke müssen am Sonntag, 18. Oktober 2020, von allem Inhalt geleert sein. Am Montag, 19. Oktober 2020, werden sie abgeholt und eventuell vorhandener Inhalt vom Reinigungspersonal entsorgt.

Systemstand: Schilder

Die Systemstände der Frankfurter Buchmesse sind grundsätzlich mit einem Standschild in Standardmaßen (970 mm Länge, 205 mm Breite) ausgestattet. Das Standschild ist gemäß Ihrem Katalogeintrag mit dem Firmennamen sowie dem Land beschriftet (z. B. „Edition Hans Müller, Germany“) und wird mit S-Haken an der Schlitzschiene der Wand befestigt – es kann also leicht aufgehängt bzw. abgenommen werden.
Individuell angefertigte Standschilder müssen auf eigene Kosten produziert und dürfen am Standsystem der Frankfurter Buchmesse nur so angebracht werden, dass das Standmaterial nicht beschädigt wird.

System stand

Frankfurter Buchmesse's system stands include four bookshelves per metre of wall. You will find the shelves at your stand before the fair begins. They are easy to attach according to need. Surplus shelves can be deposited in a metal container at the side of your hall.

You can also get extra shelves from there as needed. A map with the location can be found at the entrance of the fair hall.

Please do not store extra shelves inside your bench cabinets. Please understand that we cannot pre-clean the shelves. Due to the dust caused by setting up stands, shelves will always need to be cleaned after installation.
Pre-cleaning is, therefore, redundant and would cause unnecessary waste.

System stand Deluxe

Put your brand and products in the spotlight: Need a solution that fits your unique needs and budget? Let us design a customised System stand Deluxe.

More information

Health protection: Measures on the occasion of the COVID-19 pandemic

Hygiene concept

We have summarized the measures that we have to take in view of the global COVID-19 pandemic in our hygiene concept.

Hygiene concept

Supplement to the technical regulations

All specifications that apply in 2020 in addition to the usual technical guidelines at Frankfurter Buchmesse are listed in the leaflet "Exhibitor requirements with respect to the COVID-19 pandemic". The regulations are part of our general terms and conditions this year and must be observed by all exhibitors.

Requirements for exhibitors on the occasion of the COVID-19 pandemic

Changes for your stand planning

We have summarized an overview of changes in stand construction, size and equipment for you in the following information sheet.

Changes for your stand planning

Set-up and dismantling

Set-up times

Sunday, 11 October
7.00 am – 9.00 pm

Monday, 12 October
7.00 am – 10.00 pm

Tuesday, 13 October
7.00 am – 10.00 pm

Early stand set-up or delivery of assembly materials prior to Sunday, 11 October 2020, is only allowed for exhibitors with custom-built stands of 40 sqm or more who have obtained special written authorisation from Frankfurter Buchmesse.

All persons assigned to stand set-up must be in possession of set-up passes. Exhibitors are required to carry their exhibitor passes with them before and throughout the fair. Set-up must be completed by 10.00 pm on Tuesday, 13 October 2020, after which no persons are allowed to remain on the exhibition site.

Please ensure that the aisles in all halls are kept clear and unblocked by packages or stand constructions as from 3.00 pm on 13 October 2020 so that the laying of aisle carpeting can begin.

Please keep the aisles clear during set-up! Material left lying around prevents service contractors from making on-time deliveries. Any stand materials that are the property of Frankfurter Buchmesse and which you do not need should be placed at the side of the hall from where it will be collected. Never block the path to fire extinguishers and hydrants.

There is an early access fee of 180 euros for one day (10 October 2020) or 765 euros for two to three days (starting from 08 or 09 October).

Auf- und Abbauausweise

Während der Auf- und Abbautage kann das Messegelände nur mit einem gültigen Auf- und Abbauausweis und nach einer täglich am Einlass zu hinterlegenden Selbsterklärung betreten werden. Ab Sonntag, 11. Oktober 2020, gelten auch die Ausstellerausweise.

Sollten Sie weitere Auf- und Abbauausweise für Ihr Standpersonal oder Ihre Dienstleister benötigen, können Ihr Ticketmanager und ggf. ein vom Ticketmanager bestimmter Stellvertreter diese über das Aussteller-Ticketportal selbst ausstellen.
Bitte beachten Sie, dass diese Ausweise nur für am Auf- und Abbau beteiligtes Standpersonal bestimmt und nicht übertragbar sind!

Um die Diebstahlgefahr in den Hallen zu verringern, bitten wir Sie, weder Ausstellerausweise noch Auf- und Abbauausweise an Dritte weiterzugeben.
Klarsichthüllen und Lanyards für die Ausweise erhalten Sie an der Infotheke in Halle 4.C sowie an den Eingängen.

Aussteller-Ticketportal

Vehicle access during set-up and dismantling

Messe Frankfurt's traffic routing system provides customers with optimised vehicle access routes during Frankfurter Buchmesse's set-up and dismantling periods. You can register in advance (starting in August) online and print out your confirmation of registration. Take this confirmation with you and follow the signposted route to check in. There you will receive your exhibition site access permit.

Please read the information on traffic regulations at the exhibition site.

Early access

If you would like early access to your stand before the official start of the fair (starting Sunday, 11 October 2020) to set up your stand or deliver stand materials, please apply for "Early access".

Dismantling

Start of dismantling

Sunday, 18 October 2020
approx. 6.30 pm

The fair officially ends on Sunday, 18 October 2020, at 5.30 pm – all stands must be staffed until that time. Starting at 5.30 pm, the aisle carpeting in all halls will be removed.

Access roads to the exhibition site will be closed starting from 2.00 pm on the last day of the fair, Sunday, 18 October 2020

Dismantling of stands and the delivery of packing materials are not permitted before the official end of the Fair at 5.30 pm on Sunday. Vehicles have access to the exhibition site from 7.00 pm on Sunday, after which the halls and the site are open for dismantling. Exhibitors with system stands must ensure their stands are completely empty by Sunday evening, 18 October 2020, at the latest. On Monday, the cleaning staff will empty and dispose of any remaining contents and the stands will be dismantled. Custom-built stands must be dismantled and the floor space completely cleared by Monday at midnight. Exhibitors with custom-built stands are responsible for the security and supervision of their stands and exhibits if they choose to wait until Monday to dismantle. Frankfurter Buchmesse assumes no liability for materials not removed on time.

Please do not lock the telephones away after the end of the event, but keep them ready for collection!

Einfahrt zum Abbau

Die Zufahrtsstraßen zum Messegelände sind am letzten Messetag, Sonntag, 18. Oktober 2020, ab 14.00 Uhr gesperrt.

Abbaufahrzeuge sammeln sich auf dem LkW-Parkplatz Rebstock – von hier erfolgt ab ca. 19.00 Uhr die Einfahrt im Konvoi auf das Messegelände.
Erst wenn das letzte Fahrzeug des Konvois die Messe erreicht hat, werden die Zufahrten zum Messegelände auch von anderen Straßen geöffnet.

Aussteller mit Parkscheinen für das Messegelände (P4) können nur bis 14.00 Uhr auf ihren Parkplatz fahren. Die dort geparkten Fahrzeuge dürfen das Parkdeck erst wieder verlassen, nachdem der Konvoi (um ca. 19.30 Uhr) vollständig in das Messegelände eingefahren ist. Wir bitten deshalb Benutzer dieser Parkplätze, ihre Fahrzeuge direkt auf P4 zu beladen.

Falls sich für die Buchmesse 2020 Änderungen an den oben beschriebenen Abläufen ergeben, werden wir Ihnen dies so bald wie möglich mitteilen.

Bitte beachten Sie dazu auch die Hinweise zur Verkehrsregelung auf dem Messegelände, die ab Ende August hier zum Download zur Verfügung stehen werden.

Early dismantling

It is not just unfair to colleagues, but also violates the Terms & Conditions of Participation to clear, dismantle or leave your stand before the official close of the fair on Sunday, 18 October 2020, at 5.30 pm. Early abandonment, clearing or dismantling of stands will therefore result in a fine.

If early departure is unavoidable, you may hire a multilingual temp worker for around 190 euros plus VAT per day to supervise your stand.

Service contractors

Extended dismantling

Extended dismantling until Tuesday, 20 October 2020, is only possible for exhibitors with custom-built stands of 40 sqm or larger with special written approval from Frankfurter Buchmesse, depending on the availability of the respective hall (please apply by sending the name of your company, stand number and requested date by 1 August 2020 to custombuiltstand@book-fair.com).

A flat fee of 765 euros for extended dismantling will only be charged if the extension has not been applied for and invoiced at the same time as application for early set-up.

Waste disposal

We ask you to handle waste responsibly. By reducing waste and separating it into recyclable materials and residual waste, you contribute to protecting our environment.

During the fair: Waste disposal during the fair is maintained in the daily cleaning. In the evening after the end of the fair, please place your waste - separated into paper (incl. cardboard boxes), foil, glass and residual waste - at the stand boundary.

During assembly: During construction and dismantling, you or your stand constructor are responsible for the disposal of any waste generated at your stand. 

Smaller amounts of waste will be collected by the cleaning service at no additional cost. Please place paper (including cardboard), foils, glass and residual waste separately in the aisle. 

If you wish to dispose of larger quantities of waste directly on the exhibition grounds, please order the necessary waste containers from Messe Frankfurt at a charge. Waste consultants will be available to assist you during assembly and dismantling. They will be on regular tours of the halls and can be contacted at any time.

During dismantling: Please place your paper waste (incl. cardboard) and wood waste separately from other waste on your stand after the end of the fair. Early Monday morning (19 October 2020) paper waste will be collected first.

Contact:

Messe Frankfurt Venue GmbH
Ludwig-Erhard-Anlage 1
60327 Frankfurt am Main
Germany
Phone: +49 (0) 69 7575-6911
E-mail: abfall@messefrankfurt.com

Tickets / Entry passes

Öffnungszeiten

Die Buchmesse ist täglich von 9.00 bis 18.30 Uhr geöffnet. Am Sonntag, 18. Oktober 2020, endet sie um 17.30 Uhr. Mittwoch bis Freitag haben nur Aussteller und registrierte Fachbesucher Zutritt.

Als Aussteller dürfen Sie das Messegelände bis zu zwei Stunden vor den allgemeinen Öffnungszeiten betreten. Abends verlassen Sie die Messe bitte bis 19.30 Uhr.

Wir weisen darauf hin, dass das Messegelände aus Sicherheitsgründen bis spätestens 20.00 Uhr von allen Personen außer Polizei und Sicherheitsdienst geräumt sein muss.

Exhibitor and LitAg Ticket Portal

The ticket portals will be available from July 2020.

The Exhibitors or LitAg ticket portal is the online ticket access point for exhibitors and literary agents. Ticket managers and literary agents allocate and manage all tickets via the online portal. Fair tickets and passes: ticket managers and literary agents can also create trade fair tickets for their customers via the portal. A practical invitation function is available for this purpose: visitors a sent a direct link to their online ticket by e-mail. This also applies to the visitors who want to invite agents and scouts to the Publishers Rights Corner on Tuesday.

With the Ticket Portal, ticket managers and literary agents can easily and quickly create, manage and send:

  •  Exhibitor passes

  • Passes for set-up and dismantling

  • Trade visitor and general public tickets

  • LitAg- and Tuesday-Tickets for literary agents and scouts

Simple, fast, and efficient: using the online portal, ticket managers and literary agents can create and manage all fair tickets and passes – around the clock.

Benefit from the many advantages:

  • Universal: a central online portal for all tickets.

  • Digital: no more annoying paperwork.

  • Simple: create and manage your tickets with just a few clicks or swipes.

  • Flexible: the ticket portal is available around the clock.

  • Convenient: if you lose your redeemed ticket, you can easily reissue it as a PDF document.

  • Clear: thanks to the improved user guidance, using the ticket portal is easy and intuitive.

  • Stable: higher stability and compatibility of the program through optimised technology.

  • Safe: your personal data is safe with us and will not be passed on to third parties.

  • Fast: Once you have registered at My Book Fair, you can manage your tickets at future fairs quicker than ever.

If you have any questions about registration, please call your Frankfurter Buchmesse team at + 49 (0) 69 7575 5151 or write an e-mail.

More information

Exhibitor passes

Exhibitor passes entitle you to enter Frankfurter Buchmesse from 11 to 19 October 2020. They can also be used as tickets for travel to and from the fair on the local public transport network (RMV).

Free pass allotments are determined based on the size of your stand.

4 sqm stand: 2 passes
8 sqm stand: 3 passes
12 sqm stand: 4 passes
16 sqm stand: 5 passes
20 sqm stand: 6 passes

Stands of over 20 sqm are allocated two more passes for every additional 10 sqm. (For example: 30 sqm: 6 + 2 = 8 passes)

For national stands, the same applies with the following exception:

Stands of over 20 sqm are allocated one more pass for every additional 10 sqm. (For example: 30 sqm: 6 + 1 = 7 passes)

For each registered co-exhibitor, you will be sent an additional exhibitor pass (not valid for country exhibitions). Please provide these passes to your co-exhibitors. If you need to access the exhibition site before 12 October 2020, please use a set-up and dismantling pass.

Tickets for visitors

You can use the new exhibitor respectively LitAg ticketing portal (starting 18 June 2020) to independently generate tickets for your visitors (trade visitors and private visitors or Tuesday Ticket). There you'll find an easy-to-use invitation tool for sending out invitations to the fair for your customers. You can provide them with ticket links or codes directly from the portal.
For more information, please also see the section "Exhibitor and LitAg ticketing portal".

The trade visitors that you invite must register on My Book Fair to convert a ticket link or code into a valid ticket. Private visitors can convert a ticket link or code using the ticket shop. 

More information

Logistics and traffic

Delivery and Interim vehicle access

Items for your exhibition can be delivered to your stand by a forwarding agent, courier or postal service only during the times given above. Please arrange delivery times directly with the shipping company, so that you are at your stand to receive the delivery.

All deliveries to your stand must be clearly addressed as follows:

Your exhibitor name, hall and stand number

Frankfurter Buchmesse
MESSEGELÄNDE

Ludwig-Erhard-Anlage 1
60327 Frankfurt am Main, Germany

Please do not under any circumstances address your items to the office address of Frankfurter Buchmesse!

For deliveries during the fair, interim access permits are available for delivery vehicles (except on Sunday, 18 October 2020) between 8:00 am and 6:00 pm: Drivers must provide a 100 euros deposit at the entry gates to receive an interim access pass that is valid for two hours only.

Please use the following gates for interim access: for Hall 3 use gate Ost or Süd; and for Halls 4, 5 and 6 use gate Nord or Süd. If the pass is returned to the same gate within two hours, the deposit will be returned.

Interim access is not available on the last day of the fair (18 October 2020).

Parking

An order form for parking permits can be downloaded. It is advisable to order parking spaces as early as possible.

Customs and shipping

The process of gaining customs clearance for your exhibits can be organised by various shipping companies using different approaches. We recommend working with a shipping company that has experience with the fair in Frankfurt.
It is important to ensure that your shipments are addressed directly to Messe Frankfurt (Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt am Main + your hall and stand number), so that the clearance process falls under the responsibility of the fair's Customs Office, thus minimising any clearance issues.

The official forwarding agent of Frankfurter Buchmesse is DSV Air & Sea GmbH  whose address you can find at our service contractors page.
DSV Air & Sea GmbH will send the necessary documents on request. The international subsidiaries of DSV Air & Sea GmbH prepare group shipments to Frankfurt from several countries.
If you are interested, please get in touch with the companies listed by DSV Air & Sea GmbH in their information packages. As it is in your own interest to ensure that transport goes smoothly, please follow their instructions to the letter – if only to avoid problems with strict customs controls for trade fair goods.

Of course, you can also use your own trusted forwarding company for your transport needs. Consignments which an outside forwarder cannot deliver directly to the stand will be transferred to DSV Air & Sea GmbH. The exhibitor will incur charges for final delivery to the stand by DSV Air & Sea GmbH (see: Deliveries).

Customs clearance of items sent through the post is complicated and we strongly advise against using postal services. If postal dispatch is unavoidable, please send a pro forma invoice to your forwarding agent stating the total number of parcels, so that the agent can clear your parcels at the postal customs office and store them until the book fair.
However, this is only possible if they have the proper postage. This also applies to express rail consignments. Items without proper postage will not be delivered by the freight forwarding agents. Urgent overseas parcels are best sent by air freight.

Please note that there are special rates for books.

Service contractors

Traffic at the exhibition site

Please read the information on traffic regulations at the exhibition site.

Verkehr auf dem Messegelände

Die Verkehrsregelungen auf dem Messegelände fassen wir für Sie in einem Dokument zusammen, das Sie hier ab Mitte August zum Download finden können. Bitte geben Sie dieses Dokument an alle Ihre Mitarbeiter und Dienstleister (Standbauer etc.) weiter, die mit dem Auto aufs Gelände fahren müssen.

Preparation & Implementation

Book sales

Since 2019,  books can be sold to the general public on both days, Saturday and Sunday and during events. In accordance with German price maintenance laws, sales to the general public must be at the official retail price.

At Rare Books & Fine Art Frankfurt, the sale of antique/collectible books (not subject to retail price regulations) is permitted on all days of the fair. If you want to give customers books as gifts, please mark them as such (e.g. company stamp or inserted business card).

Please see the following exhibitor's information for more details.

Keine Lagerung am Stand

Eine Lagerung von brennbarem Material am Stand über die Ausstellungsstücke hinaus ist aus Brandschutzgründen nur sehr eingeschränkt möglich. Die Lagerung von Leergut jeglicher Art (z. B. Verpackungen und Packmittel) an den Ständen und außerhalb des Standes in der Halle ist verboten. Für Bücher, Prospekte und sonstiges brennbares Werbematerial umfasst die erlaubte Lagermenge den Tagesbedarf eines Standes: Eine Menge, die dem Volumen einer normal beladenen Europalette entspricht, darf nicht überschritten werden, unabhängig von der Größe des Standes. Mit „normal beladen“ ist die Grundfläche einer Palette (1,20 m × 0,80 m) und eine Höhenbeladung von max. 2,00 m gemeint. Alle weiteren Bestände sowie das Verpackungsmaterial müssen außerhalb des Standes und der Halle gelagert werden. Sie können z. B. bei einer Spedition auf dem Messegelände eingelagert und bei Bedarf an den Stand geliefert werden. Die Anlieferung von Paletten während des Messebetriebs erfolgt ausschließlich außerhalb der Veranstaltungszeit: täglich vor Messebeginn zwischen 6.00 und 9.00 Uhr und abends zwischen 18.30 und 21.00 Uhr. Die Aussteller sind frei in der Wahl des Dienstleisters. Lagermöglichkeiten direkt auf dem Messegelände bieten die DSV Air & Sea GmbH (Speditionspartner der Frankfurter Buchmesse) und das Cargo Center der Messe Frankfurt. Die DSV Air & Sea GmbH kann jedem Aussteller auf Anfrage ein individuelles Angebot erstellen. Zusätzlich zur üblichen Zwischenlagerung und Lieferung an den Stand bietet das Unternehmen auch Kommissionierung einzelner Artikel auf Abruf und tägliche Lieferung für Veranstaltungen an. Aussteller sollten sich spätestens vier Wochen vor Messebeginn direkt an die DSV Air & Sea GmbH wenden.

Verwendung elektrischer Geräte (Informationen der Messe Frankfurt)

Der Umwelt zuliebe investieren wir kontinuierlich in die Optimierung des Energieverbrauchs. Bitte unterstützen Sie uns dabei!
- Aus sicherheits- und brandschutztechnischen Gründen sind am Ende eines jeden Veranstaltungstages beim Verlassen des Standes alle elektrischen Verbraucher auszuschalten.
- Ausnahme: Notbeleuchtung und sicherheitstechnische Anlagen, Kühlschrank, Computer und Server, die für die Standtechnik notwendig sind und bei denen ein Neustart mit großem Aufwand verbunden ist.
- Für Schäden, die durch die Nichteinhaltung dieser Pflicht zum Ausschalten entstehen, haftet der jeweilige Aussteller.
- Die Messe Frankfurt Venue GmbH behält sich das Recht vor, bei Nichteinhaltung die komplette Standversorgung auszuschalten und übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch diese Ausschaltung verursacht werden.

Diebstahl

Auf einem Großereignis wie der Frankfurter Buchmesse bleiben leider auch Diebstähle nicht aus. Dass wir 2019 weniger Diebstähle als 2018 hatten, verdanken wir unserem Ordnungsdienst, der Polizei und nicht zuletzt Ihrer Mithilfe. Um auch 2020 eine sichere und möglichst diebstahlsfreie Messe zu haben, bitten wir Sie Folgendes zu beachten:

/ Die Hallen können nicht flächendeckend bewacht und die Türen nachts nicht verschlossen werden. Fluchttüren müssen Tag und Nacht nach außen frei zugänglich und nicht abgeschlossen sein.

/ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Stand niemals unbeaufsichtigt ist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihren Nachbarn den Stand zu beobachten, falls Sie ihn einmal verlassen.

/ Bitte bringen Sie jeden Diebstahl zeitnah zur Anzeige.

/ Wir empfehlen, besonders wertvolle Exponate oder technische Geräte auch über Nacht bewachen zu lassen (siehe: Standbewachung auf unserer Dienstleisterseite).

/ Kleinere elektronische Geräte (Telefone, Router …), die nicht abschließbar oder am Stand sicher befestigt sind, sollten abends eingeschlossen werden. Passende Steckschlösser für die zum Systemstand gehörenden Sitzschränke können Sie ab Montag, 12. Oktober 2020, bis 14 Uhr am Mittwoch, 14. Oktober 2020, an der Service-Theke für Mietmöbel in Hallenebene 4.C kaufen.

/ In der Hektik des Auf- und Abbaus haben es Diebe besonders leicht. Deshalb sorgen Sie bitte dafür, dass Ihr Messegut und die angemietete Standausstattung vom Zeitpunkt der Anlieferung bis zur Abholung bewacht wird. Lassen Sie einen Mitarbeiter bis zur Abholung an Ihrem Stand zurück – bei mangelnder Beaufsichtigung Ihrer Güter vor persönlicher Übergabe an den Spediteur riskieren Sie Ihren Versicherungsschutz.

/ Wir empfehlen, dass Sie Ihr Messegut versichern (siehe: Versicherung auf unserer Dienstleisterseite)

Standbewachung

Standbewachung für Messestände muss zwingend über die Messe Frankfurt Venue GmbH gemietet werden – andere Firmen sind aus Sicherheitsgründen zwischen 19.00 Uhr und 8.00 Uhr auf dem Messegelände nicht zugelassen.

Den Kontakt und ein entsprechendes Bestellformular finden Sie auf unserer Dienstleisterseite. Bei Bestellungen weniger als 22 Kalendertage vor der Messe fällt ein Expresszuschlag von pauschal 25 Prozent an.

Zu den Dienstleistern

Versicherung Standgüter

Antragsformulare für eine Transport- und Diebstahlversicherung von Messegut finden Sie auf unserer Dienstleisterseite. Bitte denken Sie daran, auch gemietete Standeinrichtungen (Möbel, elektronische Geräte, Telefone, etc.) gegen Diebstahl zu versichern, falls die Verleihfirma das nicht selbst vornimmt. Dies gilt nicht für das Standmaterial der Frankfurter Buchmesse.

Achtung: Versicherungsschutz besteht in der Regel erst nach Prämieneingang beim Versicherer. Wir empfehlen, besonders wertvolle Exponate oder technische Geräte bewachen zu lassen (siehe: Standbewachung).

Notruf

Auf dem Messegelände erreichen Sie die Sicherheitsdienste über folgende Telefonnummern:
Polizei: 110
Messewache, Halle 4.1 Süd/West
Tel.: +49 (0)69 7575-6555
Feuerwehr: 112
Halle 4.0 Süd/West
Tel.: +49 (0)69 7575-6550
Erste Hilfe: 112
Halle 4.0 Süd/West
Tel.: +49 (0)69 7575-6500
Sicherheitsdienst:
Tel.: +49 (0)69 7575-3333

Die dreistelligen Notrufnummern können auch von ausländischen Mobilgeräten ohne Vorwahl genutzt werden.

Cleaning

On the Tuesday evening before the fair, all halls including the stands will be thoroughly cleaned. The protective films will be removed from the carpets, the carpets hoovered, all clear horizontal surfaces wiped, and the waste baskets emptied. Furthermore, the environment and energy surcharge includes daily basic cleaning (hoovering the carpet, wiping all clear horizontal surfaces, and emptying the waste basket).

For the sake of our environment, the waste is collected separately. Therefore, please place your waste in the evening after the end of the fair - separated into paper (incl. cardboard), foils, glass waste and residual waste  - at the stand boundary.

Any additional cleaning is at the expense of the ordering exhibitor and will subsequently be invoiced by Messe Frankfurt Venue GmbH. Please submit your requests by telephone or e-mail:

Messe Frankfurt Venue GmbH
Phone: +49 (0)69 7575-6911
E-mail: reinigung@messefrankfurt.com

Order form for special cleaning

Hausordnung

Während der Frankfurter Buchmesse ist die Hausordnung zu beachten.

Hausordnung Frankfurter Buchmesse

Hostesses

Companies that can provide support staff for your stand can be found at our service contractors page.

Service contractors

WIFI

Exhibitors and trade visitors can access complimentary WIFI in all foyers, passageways, Via Mobile areas and at the Agora. There are also clearly identified WIFI areas within the cafés in the halls. The complimentary WIFI is suitable for visiting websites and for sending and receiving occasional E-mails.

It is not suited to VPN connections, VoIP calls or online presentations.

You'll find more locations to access free WIFI in the link on your exhibitor's pass.

If you need WIFI at your stand, you can order it from our service contractors page.

Service contractors

Energy consumption

Optimization of energy consumption

For the sake of the environment we continuously invest in the optimization of energy consumption in our halls. Please do support us!

/ For safety and fire protection reasons it is necessary that all devices that consume electricity be turned off at the end of every event day when leaving the stand.

/ Exception: Emergency lighting, all systems pertaining to safety, refrigerators, computers and servers that are required for stand equipment and which would require a great deal of time/effort to be restarted.

/ The exhibitor shall be responsible for any damages arising from non-compliance with the obligation to turn off such equipment.

/ Messe Frankfurt Venue GmbH reserves the right to cut off all electricity to the stand in the event of non-compliance. However, Messe Frankfurt Venue GmbH shall not be liable for any damages arising from cutting off the electricity supply.

Thank you very much.

Veranstaltungen am Stand

Signierstunden, Produktpräsentationen oder andere Veranstaltungen am Stand sind eine gute Gelegenheit, Aufmerksamkeit auf Ihren Stand und Ihre Produkte zu ziehen und in entspannter Atmosphäre Networking zu betreiben. Dabei gilt es einige Dinge zu beachten, damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird und alles gut und sicher abläuft.

2020 sind alle am Stand durchgeführten Veranstaltungen genehmigungspflichtig.

Wenn Sie Veranstaltungen planen, kontaktieren Sie bitte so frühzeitig wie möglich Ihren Kundenmanager.

Bitte beachten Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltungen unbedingt die geltenden Vorgaben für Aussteller anlässlich der COVID-19-Pandemie.

Beachten Sie außerdem, dass bei Veranstaltungen am Stand mit Mikrofonen und Lautsprechern die Obergrenze von 70 dBA (Dezibel) nicht überschritten wird. Es werden Lärmpegelmessungen in den Hallen vorgenommen.

Catering

Informationen und Kontakte finden Sie auf unserer Dienstleisterseite

Zahlungsmodalitäten

Mehrwertsteuer

Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Frankfurter Buchmesse ihren Ausstellern aus dem Ausland Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen:

Gemäß dem deutschen Umsatzsteuerrecht können Leistungsempfänger außerhalb Deutschlands Rechnungen über Messeleistungen ohne Umsatzsteuer erhalten, wenn sie rechtzeitig einen Nachweis ihrer Unternehmereigenschaft zur Prüfung vorlegen.

Aussteller mit Sitz in einem EU-Mitgliedsstaat können dafür ihre USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) auf dem Anmeldeformular angeben. Wenn Sie dies versäumt haben, füllen Sie bitte nachträglich das Formular "Selbstauskunft Umsatzsteuer" aus. Nach entsprechender Prüfung stellen wir Ihnen dann Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.

Aussteller aus dem außereuropäischen Ausland brauchen den Nachweis ihrer Unternehmereigenschaft von der zuständigen Behörde. Schicken Sie diesen zusammen mit dem Formular "Selbstauskunft Umsatzsteuer" zeitnah an vat@book-fair.com. Wenn uns im Vorjahr bereits Unterlagen zur Prüfung vorlagen, stellen wir Ihre Rechnung entsprechend aus. Falls keine Änderung in Ihrer Firmierung oder Adresse erfolgt ist, ist keine erneute Zusendung notwendig.

Selbstauskunft Umsatzsteuer

Überweisung

Bitte richten Sie Ihre Überweisung an eine der folgenden Banken:

Commerzbank AG Frankfurt am Main

Konto Nr.: 901 891 00 Bankleitzahl

(BLZ): 500 800 00

IBAN: DE 96 5008 0000 00 901 891 00

SWIFT–Code/BIC: COBA DE FF XXX

Postbank Frankfurt am Main

Konto Nr.: 1021-601

Bankleitzahl (BLZ): 500 100 60

IBAN: DE 21 5001 0060 0001 0216 01

SWIFT-Code/BIC: PBNK DE FF

Frankfurter Sparkasse

Konto Nr.: 200452819

Bankleitzahl: 500 502 01

IBAN: DE 73 5005 0201 0200 4528 19

SWIFT-Code/BIC: HELADEF1822

Begünstigter:

Frankfurter Buchmesse GmbH

Zahlungen sind ausschließlich in Euro zu leisten. Entstehende Bankgebühren gehen zu Lasten des Auftraggebers.

BAG

Aussteller haben die Möglichkeit, ihre Rechnungen über BAG einziehen zu lassen. Bitte füllen Sie dafür das Formular aus und schicken es an uns zurück.

Dieses Formular benötigen wir nicht, wenn Sie bereits BAG-Einzug mit uns vereinbart haben.

BAG-Einzug

SEPA Lastschriftverfahren

Aussteller haben die Möglichkeit, ihre Rechnungen über Lastschrift einziehen zu lassen. Bitte füllen Sie dafür das Formular aus und schicken es an uns zurück.

Dieses Formular benötigen wir nicht, wenn Sie bereits Lastschrifteinzug mit uns vereinbart haben.

Mandatserteilung zum SEPA-Lastschriftverfahren

Kreditkarte

Zahlen Sie bequem online! In unserem Kundenportal My Book Fair haben Sie die Möglichkeit, Ihre offenen Rechnungen online mit Kreditkarte zu bezahlen. Nach der Registrierung können Sie unter Angabe der auf der Rechnung vermerkten Debitoren- und Rechnungsnummer eine Kreditkartenzahlung über den fälligen Betrag durchführen. 

My Book Fair Login
0020-Ausstellerticketportal-Handy

The new exhibitor ticket portal.

Benefit from the new digital possibilities of exhibitor ticketing. Using the exhibitor ticket portal, you can create, manage and send your tickets with just a few clicks. It's easy to invite trade or private visitors, as well as to quickly and simply allocate your exhibitor passes or passes for set-up and dismantling.

Our tip

If you have any further questions, please ask.

Give us a call or drop us a line. We will be happy to help you.

Send Message